Office 365 on tuoteperhe, josta löytyy valtava määrä työkaluja erilaisiin tarkoituksiin. Useimmissa yrityksissä joissa O365 on käytössä ei välttämättä edes tiedetä mitä kaikkea olisi saatavilla, kuinka ne toimivat ja mihin niitä voisi hyödyntää. Siispä niitä ei käytetä mihinkään.

Useimmissa yrityksissä kuitenkin pyöritetään erilaisia projekteja, joiden hallinnointia pitäisi tehostaa. Joissakin tapauksissa niitä varten on hankittu erillinen ohjelmisto, vaikka välineet olisivat löytyneet omasta Office-paketistakin.

Ennen kuin menemme niihin, puhutaan ensin hetki siitä, mitä yritys kuin yritys alasta riippumatta voisi oppia ohjelmistokehittäjiltä – liittyen nimenomaan projektinhallintaan.

Mikä on Scrum

Scrum saattaa olla terminä tuttu, mutta jos toimit muulla kuin IT-alalla, et välttämättä tiedä mistä siinä on kyse. Tällä parin minuutin videolla selitetään Scrum-periaate ja termistö.

Lyhyesti: Scrum on projektinhallinnan viitekehys, jota käytetään yleisesti ketterässä ohjelmistokehityksessä. Vaikka Scrum on kehitetty erityisesti ohjelmistoprojektien hallintaan, sitä voidaan soveltaa myös yleisesti projektinhallinnassa.

Menetelmän nimi viittaa rugbyn aloitusryhmitykseen. Kuten rugby-joukkue, scrum-tiimi on sopeutuvainen, nopea ja itseohjautuva. (Wikipedia)

Olennaisia asioita ovat

  • Tehtävänjako, jossa projektin omistajan rooli on selkeästi erillään toteuttavasta tiimistä. Näiden välissä on scrum master, jonka toimenkuva on lähempänä valmentajaa kuin projektipäällikköä. Hänen ensisijainen tehtävänsä ei ole jaella tiimille tehtäviä ja valvoa niiden suorittamista vaan pyrkiä poistamaan tavoitteen saavuttamisen tiellä olevia esteitä.
  • Selkeä, ennalta määritelty aikataulutus (sprint) jonka puitteissa pyritään tiettyyn tavoitteeseen (julkaisuvalmis tuote).
  • Päivittäiset pikapalaverit joissa käydään läpi mitä tiimissä on edellisenä päivänä saatu aikaan, mitä on työlistalla tänään, ja mihin tarvittaisiin apua jotta tavoite saavutetaan.

Sprintin päätyttyä arvioidaan tilanne sekä se, mitä olisi kenties voitu tehdä toisin ja aloitetaan välittömästi uusi.

Scrum-metodia voi soveltaa siis minkä tahansa projektin läpivientiin; tuotesuunnitteluun, tapahtumiin, tuotelanseerauksiin, markkinointikampanjoihin jne.

Mikä on Kanban

Kehystä täydentämässä käytetään usein toista metodia nimeltä Kanban. Se puolestaan tarkoittaa käytännössä, että eri vaiheissa (määrittely, suorittaminen, arviointi) olevien tehtävien määrää säännöstellään niin, että ne saadaan valmiiksi kokonaan eikä vain osittain ennen kuin uutta työnnetään putkeen. Scrum-Kanban -yhdistelmä on kuvattu hyvin tällä lyhyellä videolla.

Office 365 Planner

Edellä kuvatut metodit ovat käytännössä vain valmiita sääntöjä joiden avulla projektejasi on helppo alkaa suunnittelemaan ja Office 365 -paketin mukana tuleva Planner soveltuu erinomaisesti toteutuksen apuvälineeksi.

Sen kautta voidaan hallita ja jakaa tehtäviä, sekä seurata niiden valmistumista. Koska se integroituu muiden O365-tuotteiden kanssa, onnistuu myös yhteydenpito, tarvittavan materiaalin toimittaminen ym.

Ohjelmisto näyttää projektin edistymistä visuaalisessa muodossa tauluina ja graafeina.

Jos edellä kuvatut menetelmät kiinnostavat ja herättävät kysymyksiä tai jos Plannerin käyttöönotto tuntuu hankalalta, soita meille, 020 741 8080 niin me kyllä autamme!

Share This