Suomen Siisti Piha Oy perustettiin 4.11.2001. Yritys loi konseptin puutarha-alan tuotteiden ja tarvikkeiden puhelinmyynnistä ja niiden toimittamisesta suursäkeissä kuluttajien kotipihalle. Yritys kasvoi aluksi rauhalliseen tahtiin, mutta nettikaupan perustaminen vuonna 2004, tuotetarjonnan laajentaminen sekä palveluiden konseptointi ja tarjoaminen olivat saaneet liikevaihdon kipuamaan 1.8 M euroon vuonna 2012. Vakituista henkilöstöä yrityksessä oli tuolloin 10 henkeä.

Kasvavan yrityksen IT

Pienen yrityksen IT-ympäristöön ei aluksi ollut tarvetta kiinnittää erityistä huomiota, puhelin, tietokone ja kirjanpitofirman sähköistä liiketoimintaa tukeva ohjelma riittivät.

Verkkokaupan perustaminen 2004 oli ensimmäinen muutos, joka merkitsi tietotekniikan palvelujen käytön merkittävää lisääntymistä. Tilausten määrän kasvu ja tarve palkata sesonkiajaksi lisää työntekijöitä merkitsivät myös IT-ympäristön laajenemista. Laajeneminen toteutettiin vastaten kulloiseenkin tarpeeseen sopivasti tarjolla olleella ratkaisulla — varsinaista IT-strategiaa ei luotu, ja kukaan ei varsinaisesti keskittynyt siihen, kuinka muutokset toteutettaisiin hallitusti, kustannustehokkaasti ja siten, että tulevakin kasvu otettaisiin huomioon. IT-ratkaisuja Siisti Pihalle toimittavien tahojen lukumäärä kasvoi.

IT-ympäristön kehittämistä ei pitkään aikaan koettu tarpeelliseksi. IT ei kuulunut kenenkään varsinaiseen toimenkuvaan, moni henkilö hoiti ja teki IT:hen liittyviä ratkaisuja ja hankintoja oman toimensa ohessa.

Jäi havaitsematta, että IT:tä tulisi kehittää, jotta liikevaihdon kasvu voisi jatkua tuottavuuden ja työntekijöiden tehokkuuden kärsimättä.

IT-ympäristön kehittäminen nousi pöydälle vuoden 2011 aikana, kun herättiin huomaamaan, että

• IT:n hankkiminen ja ongelmatilanteet työllistivät henkilöstöä kohtuuttoman paljon,
• tehtiin päätös myymälän/noutopisteen perustamisesta puhelin- ja verkkokaupan rinnalle, mikä merkitsee verkkoyhteyden ja IT-infran hankkimista yrityksen toiseen osoitteeseen,
• ja lisäksi havaittiin, että yrityksen prosesseissa ja työkaluissa oli kehittämisen varaa, yrityksen kriittistä dataa ei millään tavalla varmistettu, tietoturvaan ei kiinnitetty huomiota, asiakkuuksien hallintaa toteutettiin excel-taulukon avulla jne.

Varsin tuoreessa muistissa oli se, kuinka Siisti Pihan kauppapaikka jouduttiin siirtämään kahtena peräkkäisenä keväänä uudelle alustalle.

Suuritöinen kevätesite täytyi valmistaa ennen sesongin alkua, ja samaan aikaan taistella uuden kauppapaikan puutteiden ja ongelmien parissa.

Kokemuksesta viisastuneena Siisti Pihan johto päätti etsiä yhteistyökumppanin, joka kartoittaisi yrityksen tietojärjestelmien tilan, loisi yhteistyössä Siisti Pihan kanssa uuden tavoitetilan ja suunnitelman siihen pääsemiseksi ja lopulta toteuttaisi muutoksen hallittuna muutosprojektina.

Suomen Siisti Piha Oy perustettiin 4.11.2001. Yritys loi konseptin puutarha-alan tuotteiden ja tarvikkeiden puhelinmyynnistä ja niiden toimittamisesta suursäkeissä kuluttajien kotipihalle. Yritys kasvoi aluksi rauhalliseen tahtiin, mutta nettikaupan perustaminen vuonna 2004, tuotetarjonnan laajentaminen sekä palveluiden konseptointi ja tarjoaminen olivat saaneet liikevaihdon kipuamaan 1.8 M euroon vuonna 2012. Vakituista henkilöstöä yrityksessä oli tuolloin 10 henkeä.

Kasvavan yrityksen IT

Pienen yrityksen IT-ympäristöön ei aluksi ollut tarvetta kiinnittää erityistä huomiota, puhelin, tietokone ja kirjanpitofirman sähköistä liiketoimintaa tukeva ohjelma riittivät.

Verkkokaupan perustaminen 2004 oli ensimmäinen muutos, joka merkitsi tietotekniikan palvelujen käytön merkittävää lisääntymistä. Tilausten määrän kasvu ja tarve palkata sesonkiajaksi lisää työntekijöitä merkitsivät myös IT-ympäristön laajenemista. Laajeneminen toteutettiin vastaten kulloiseenkin tarpeeseen sopivasti tarjolla olleella ratkaisulla — varsinaista IT-strategiaa ei luotu, ja kukaan ei varsinaisesti keskittynyt siihen, kuinka muutokset toteutettaisiin hallitusti, kustannustehokkaasti ja siten, että tulevakin kasvu otettaisiin huomioon. IT-ratkaisuja Siisti Pihalle toimittavien tahojen lukumäärä kasvoi.

IT-ympäristön kehittämistä ei pitkään aikaan koettu tarpeelliseksi. IT ei kuulunut kenenkään varsinaiseen toimenkuvaan, moni henkilö hoiti ja teki IT:hen liittyviä ratkaisuja ja hankintoja oman toimensa ohessa.

Jäi havaitsematta, että IT:tä tulisi kehittää, jotta liikevaihdon kasvu voisi jatkua tuottavuuden ja työntekijöiden tehokkuuden kärsimättä.

IT-ympäristön kehittäminen nousi pöydälle vuoden 2011 aikana, kun herättiin huomaamaan, että

• IT:n hankkiminen ja ongelmatilanteet työllistivät henkilöstöä kohtuuttoman paljon,
• tehtiin päätös myymälän/noutopisteen perustamisesta puhelin- ja verkkokaupan rinnalle, mikä merkitsee verkkoyhteyden ja IT-infran hankkimista yrityksen toiseen osoitteeseen,
• ja lisäksi havaittiin, että yrityksen prosesseissa ja työkaluissa oli kehittämisen varaa, yrityksen kriittistä dataa ei millään tavalla varmistettu, tietoturvaan ei kiinnitetty huomiota, asiakkuuksien hallintaa toteutettiin excel-taulukon avulla jne.

Varsin tuoreessa muistissa oli se, kuinka Siisti Pihan kauppapaikka jouduttiin siirtämään kahtena peräkkäisenä keväänä uudelle alustalle.

Suuritöinen kevätesite täytyi valmistaa ennen sesongin alkua, ja samaan aikaan taistella uuden kauppapaikan puutteiden ja ongelmien parissa.

Kokemuksesta viisastuneena Siisti Pihan johto päätti etsiä yhteistyökumppanin, joka kartoittaisi yrityksen tietojärjestelmien tilan, loisi yhteistyössä Siisti Pihan kanssa uuden tavoitetilan ja suunnitelman siihen pääsemiseksi ja lopulta toteuttaisi muutoksen hallittuna muutosprojektina.

Keskustelun kautta kehityssuunnitelmaan

Arto Hakalalle suositeltiin palveluntarjoajaksi QFIX:iä, jolla tiedettiin olevan vankka kokemus Siisti Pihan tyyppisten yritysten IT-ympäristön muutosten toteuttamisesta.

Yhteistyö QFIX:n kanssa alkoi tulostusratkaisuihin ja työasematarpeisiin liittyvällä keskustelulla mutta keskustelun edetessä pöydälle nousi useita muita kehityskohteita ja säästämisen mahdollisuuksia.

QFIX:n halu oppia ymmärtämään Siisti Pihan liiketoimintaa, tavoitteita ja prosesseja merkitsi sitä, että Siisti Pihalla oli odottamatta rinnallaan ulkopuolinen konsultoiva taho, jonka lähestymistapa ei ollut pelkästään heille osoitetun ongelman ratkaiseminen vaan aito tahto Siisti Pihan liiketoiminnan kehittämiseen.

Lopputulos

Muutosten jälkeen Siisti Pihan myynti ja markkinointi ovat käyttäneet työaikansa Siisti Pihan tarjoamien ratkaisujen myymiseen, markkinointiin, kumppanikentän kehittämiseen ja muihin Siisti Pihan liiketoiminnan kannalta tärkeisiin aktiviteetteihin. Yrityksen johto keskittyy yrityksen strategian toteuttamiseen. IT ei enää ole kivi kengässä vaan itsestään selvä, vaivaton ja huoleton yrityksen menestymistä palveleva kumppani.

QFIX:n tehtävä on ymmärtää Siisti Pihan liiketoiminnan visiot ja strategia. IT-strategian, sen kehittämisen sekä IT-strategian toteuttamisen omistaa QFIX.

QFIX kehittyi jo muutamassa kuukaudessa Siisti Pihan IT-ympäristön luottotoimittajaksi ja -palveluntarjoajaksi. Asiantuntija vierailee edelleenkin sovittuina aikoina Siisti Pihan toimistolla toteuttamassa ongelmanratkaisua ja sovittuja asennus- ja korjaustoimenpiteitä. Kiireinen ongelmanratkaisu alkaa soitolla QFIX:n asiakaspalvelunumeroon, jossa vastaa asiantuntija joka kykenee usein ensimmäisen puhelun aikana tekemään vaadittavan korjaustoimenpiteen, tarvittaessa esim. ottaen etäyhteyden ongelman kohdanneeseen laitteeseen.