Tietotekniikan ulkoistaminen voi auttaa yritystäsi vähentämään IT-kustannuksia ja edesauttaa uuden teknologian hyödyntämistä liiketoiminnassa.
Ulkoistaminen alkaa määrittelemällä ne IT-toiminnot joiden siirtäminen ulkopuoliselle palvelutarjoajalle toisi selkeitä liiketoimintahyötyjä.
Miksi ulkoistaisit IT-toiminnot
Syyt tietyn IT-toiminnon tai jopa koko IT-infran ulkoistamiseen voivat olla moninaiset, mutta useimmiten tavoitellaan kustannussäästöjä, erityisesti kalusto-, sekä ylläpitoon ja tukipalveluihin liittyvien henkilöstökustannusten pienentämistä.
Kustannussäästöt eivät kuitenkaan ole ainoa syy ulkoistamiselle, esimerkiksi silloin kun IT-toiminnot eivät ole yrityksen ydinliiketoimintaa, voi päätös perustua muihin saavuttaviin hyötyihin: resursseja vapautuu oman liiketoiminnan kehittämiseen, jolloin toiminta tehostuu ja mahdollistaa yrityksen nopean kasvun.
Tiettyjä toimintoja ja järjestelmiä ulkoistamalla voidaan myös parantaa laatua ja asiakastyytyväisyyttä.
Ulkoistamisen riskit ja haitat
Kaikkeen ulkoistamiseen liittyy aina riskitekijöitä, eikä IT eroa tässä suhteessa muista liiketoiminnan osa-alueista. Otat siis riskin, ettei valitsemasi kumppani kykene toimittamaan riittävän laadukasta palvelua ja se heijastuu omaan liiketoimintaasi negatiivisesti, IT-ulkoistus voi johtaa kankeaan ja joustamattomaan toimintamalliin ja sitä kautta hidastaa yrityksesi toimintaa tai voit joutua käyttämään paljonkin aikaa oikean toimintamallin viilaamiseen palveluntarjoajan kanssa. Joskus jopa voit joutua palauttamaan jo ulkoistetun toiminnon omaan haltuusi.
Mitä ulkoistetaan
IT-palveluihin ja -järjestelmiin liittyvistä toiminnoista melkein mitkä tahansa voidaan ulkoistaa, rajana on vain mielikuvitus. Useimmiten kohteena ovat tuki- tai ylläpitoon liittyvät toiminnot, mutta myös tuotekehitys tai jopa koko IT-järjestelmä voidaan hankkia ulkopuoliselta palveluntarjoajalta.
Liiketoimintaprosessien ulkoistaminen on yksi nopeimmin kasvavista trendeistä ja melkein aina sen yhteydessä IT-palvelut pohditaan uudelleen, esimerkiksi asiakaspalveluprosessin ulkoistuksen myötä myös siihen liittyvät osat IT-palveluista hankitaan usein asiantuntijalta.
Perusperiaatteena on pitkään ollut se, että mikä ei ole yrityksen ydinliiketoimintaa, se kannattaa ehdottomasti ulkoistaa.
Yleisimmät IT:n ulkoistamiskohteet ovat nyt ja tulevaisuudessa tuki- ja käyttöpalvelut, tietotekniikan ja toimistotekniikan ylläpito, sekä varmuuskopiointiin ja palauttamiseen liittyvät toiminnot.
Pilvimallien jatkuvasti kehittyessä myös ydinliiketoimintaa lähellä olevat sovellukset, kuten sähköposti tai myynnin ja asiakkuuden hallinta ovat siirtyneet ulkoistettuna pilveen.
Kuinka ulkoistan
- Ensimmäiseksi pitää päättää että mikä toiminto, prosessi tai osasto halutaan ulkoistaa kumppanille.
- Toiseksi on mietittävä selkeä liiketoimintamalli, eli mitä hyötyjä ulkoistuksella tavoitellaan.
- Kolmas askel on löytää sopiva kumppani, sellainen jonka kanssa tavoitellut hyödyt muuttuvat toteutuneiksi hyödyiksi.
Kumppania valitessa vaihtoehtoja on useita globaaleista ulkoistamiseen keskittyneistä yrityksistä joukkoon pienempiä ja usein erikoistuneita toimijoita. Valinnanvaraa siis riittää.
Taloudelliselta kannalta on ymmärrettävä IT:n nykyinen kustannusrakenne jotta voidaan arvioida kuinka paljon säästöä tai vastinetta rahalle tuo kumppaniehdokkaan hinnoittelumalli.
Paikallinen vai globaali kumppani?
Pitäisikö ulkoistaa ulkomaiselle vai paikalliselle palveluntarjoajalle?
Kotimaisen kumppanin valinta on helppo ratkaisu: kieli ja kulttuuri eivät tuota ongelmia eivätkä aikavyöhykkeet vaikuta aikataulujen sovittamiseen.
Ulkomaiset palveluntarjoajat voivat tarjota kotimaista edullisempaa yksikköhintaa, mutta kannattaa edellisten lisäksi huomioida myös nämä seikat jos ulkoistaa IT:n kotimaan rajojen ulkopuolelle:
- Millaiset säädökset ja oikeudelliset järjestelmät ohjaavat ulkomaista palvelutarjoajaa liiketoiminnassaan ja miten ne eroavat kotimaisista säädöksistä? Erityisesti tietosuojaan ja tietojen luovutusvelvollisuuksiin liittyvät tekijät tulee huomioida tarkasti.
- Kuka valvoo ulkomaisen palveluntarjoajan toimintaa ja miten toimintaan tehdään korjauksia ja muutoksia?
- Onko ulkomaisella palveluntarjoajalla riittävästi tietoa ja osaamista tavoistamme ja kielestämme?
Ulkomaisen palveluntarjoajan kohdalla on myös erityisen tärkeää luoda toimintamalli jolla seurataan säännöllisesti palvelutasoa ja tavoitteisiin pääsyä.
Onko pilvipalvelu IT:n ulkoistamista
Verkon kautta tuotetut ohjelmistopalvelut, eli pilvi-, SaaS- tai vaikkapa ASP -sovelluspalvelut eivät ole varsinaista IT:n ulkoistamista, vaikka yhtäläisyyksiäkin löytyy. (SaaS – Software as a Service, ASP – Application Service Provider)
Verkon kautta voi palveluna hankkia useita ohjelmistoratkaisuja, esimerkiksi sähköposti-, myynnin ohjaus ja asiakkuudenhallinta (CRM)-, sekä dokumentinhallintajärjestelmiä.
Yksinkertaistettuna tällainen ohjelmiston ulkoistusmalli toimii niin että palveluntarjoaja hallinnoi ja ylläpitää järjestelmää, vastaa tietojen varmuuskopioinnista ja tarjoaa yrityksellesi pääsyn sovellukseen internetin kautta. Yritystäsi laskutetaan palvelun käytöstä palvelusopimuksen mukaisesti. Laskutus voi perustua esimerkiksi käyttäjämäärään ja tallennetun datan määrään.
Tässä muutamia konkreettisia esimerkkejä toiminnoista joita me hoidamme asiakkaidemme puolesta:
- asiakaskohtaisten ohjelmien ja määritysten asettaminen uusiin laitteisiin, käyttöönottopalvelut
- käyttäjätuki ja käyttäjän tietoteknisten ongelmien ratkominen
- sähköpostilaatikoiden perustaminen ja muutokset, dokumentinhallintaan liittyvien kansioiden käyttöoikeuksien hallinta
- työympäristön verkkoliikenteen ja laitekannan valvonta, tietoturvan varmistaminen
- palvelimien proaktiivinen valvonta, varmistusten tarkistaminen ja palautustiedostojen säännöllinen testaaminen
Kuinka ne on järjestetty teidän yrityksessänne?
Oletteko tyytyväisiä niiden tasoon ja toimivuuteen vai haluatteko, että tulemme juttelemaan aiheesta lisää?