Kuvan meilit ovat kuvitteellisia, mutta niiden sisältö on monelle niin kovin tuttua juttua:

tietoa puuttuu ja asialla on KIIRE

Tämä lisää aina turhaa työtä ja aiheuttaa turhautumista ja liian monessa yrityksessä siihen vain koitetaan jotenkin sopeutua vaikka asia voitaisiin korjata hyvinkin helposti nykyteknologian avulla.

Sitä on saatettu jo yrittääkin, mutta huonoin tuloksin koska valittu järjestelmä oli hankala käyttää eikä toiminutkaan kuten toivottiin.

Jos siis edellä kuvattu tuntuu edelleen tutulta ja vastaat edes yhteen seuraavista ”kyllä”, on aika tarkistaa kuinka teillä hyödynnetään pilvitallennusta:
  • Tiedostojen tulisi olla aina kaikkien saatavilla kaikkialla, konttorin ja toimistoaikojen ulkopuolella, kaikilla erilaisilla laitteilla. Joskus niitä pitäisi pystyä myös muokkaamaan helposti.
  • Tiedostoja pitäisi voida jakaa ongelmitta myös oman yrityksen ulkopuolisille henkilöille, esimerkiksi asiakkaille, alihankkijoille tai yhteistyökumppaneille niin, että ne ovat edelleen muokattavissa. Nykyisellään niitä yleensä lähetellään sähköpostissa edes takaisin eikä ajantasaisimmasta tiedostosta oikein ole varmuutta.
  • Haluaisitte olla aina selvillä siitä, kuka näitä tiedostoja lataa.
  • Projekteihin osallistuu useita ihmisiä talon sisällä ja ulkopuolella ja heillä kaikilla pitäisi olla käytössä samat dokumentit ilman, että niitä täytyy erikseen pyytää.
  • Ette tahdo, että kukaan vahingossa tai osaamattomuuttaan poistaa tärkeitä tiedostoja, kuten vaikkapa firman kuvapankin tai käyttöohjeita joita ei enää saada palautettua.
  • Yrityksen verkkoon on sähköpostin liitteiden mukana joskus uinut viruksia tai haittaohjelmia.
  • Oma laitekanta on vanhentunutta ja sen ylläpito kallista ja siitä haluttaisiin jopa kokonaan eroon.
Bisnesprojektien hallinnan ei näin 2010-luvulla pitäisi olla enää kenelläkään sähköpostissa. Silti se on edelleen monessa yrityksessä arkipäivää. 

Bisnesprojektien hallinnan ja tiedostojen jakamisen ei näin 2010-luvulla pitäisi missään tapauksessa toimia sähköpostin välliyksellä kun nykyaikaiset ratkaisut ovat niin edullisia, luotettavia ja helppokäyttöisiä kuin ne ovat. Valitettavasti varsinkin pienissä firmoissa se on edelleen arkipäivää, yleensä koska teknologista osaamista ei itsellä ole.

Nykypäivän hektisyydessä sillä kuitenkin vain hukataan resursseja ja lisätään virheiden mahdollisuutta ja työntekijöiden stressiä kun informaatiota täytyy erikseen metsästää tai itse pitää kirjaa ajantasaisista versioista.

Jos teillä on esimerkiksi useita toimipisteitä, etätyömahdollisuus, liikkuva työ tai myyntikäyntejä asiakkaiden luona, pilvipalvelu on oikeastaan ainoa tapa varmistaa, että kaikki tarvittavat tiedostot ovat aina saatavilla.

Toimialasta riippuen jo yksikin kauppa saattaa olla sen kokoinen, että koko palvelu maksaa itsensä takaisin jos se saadaan kotiin. Toisinaan se voi olla kiinni siitä yhdestä dokumentista joka on jäänyt johonkin “väärälle koneelle”.

Kokemuksia OneDrivesta – mikä siinä mättää?

Jos yrityksellä on käytössä Offce 365:n mukana tuleva OneDrive for Business, yleensä ajatellaan, että se riittää tiedostojen monipuoliseen jakamiseen. Ikävä kyllä näin ei ole ja Microsoft ohjeistaa itsekin OneDrive-asiakkaita käyttämään sitä ensisijaisesti tallentamiseen eikä jakamiseen.

OneDrive on suunniteltu Windows-ympäristöön ja toimii vain rajoitetusti Android- ja iOS-laitteissa eikä tue Linuxia ollenkaan.

Yrityksen ulkopuolisille henkilöille (esim. yhteistyökumppanit tai alihankkijat) annettavat käyttöoikeudet tiedostoihin ovat dokumenttikohtaisia, joten työryhmäkansiota tai vastaavaa ei voi ylläpitää. Lisäksi dokkareitakaan ei voi ladata kuin OneDrive-tililtä toiselle joka voi joissakin tapauksissa jopa estää kokonaan yhteistyön jos toinen osapuoli on valinnut jonkun muun ratkaisun.

Joitakin tiedostomuotoja ei OneDrivessa sallita lainkaan ja ladattavan tiedoston maksimikoko 10 GB saattaa tuottaa hankaluuksia.

Sitä siis voi käyttää kyllä tallennukseen, mutta jos asiakirjojen sisältö muuttuu jatkuvasti ja niiden käyttäjien pitäisi olla ajan tasalla, kannattaa sen oheen valita ketterämpi tiedostonjakopalvelu.

Autotask Workplace (ent. Soonr)

Meidän tarjoamamme ratkaisu on nimeltään Autotask Workplace ja tässä on muutama syy miksi suosittelemme sitä asiakkaillemme:

  • Se toimii kaikilla alustoilla, PC:llä, Macissä ja mobiililaitteissa ja siinä on sisäänrakennettu dokumenttien editointimahdollisuus ilman erillisiä ohjelmistoja tai asennuksia. Voit siis oikeasti tehdä tarvittaessa muutokset siihen “Heikkisen tarjoukseen” vaikka kännykällä tai tabletilla etkä ole ikinä pulassa vaikka assari olisikin poissa toimistolta.
  • Soonrissa voit hallita kaikkea dataa ja käyttäjiä helposti yhdestä näkymästä. Voit jakaa sekä kansio- että dokumenttikohtaisia käyttöoikeuksia talon sisä- ja ulkopuolella ja rajata niitä tietylle aikajaksolle tai salasanan taakse. Tämä helpottaa työtäsi merkittävästi kun voit pitää kaikki projektiin liittyvät dokumentit, kuvatiedostot jne. yhdessä paikassa – olivatpa ne salaisia tai eivät. Jos ihmiset vaihtuvat saat kaiken datan heidän ulottuvilleen muutamalla klikkauksella.
  • Kun joku avaa jonkun Office-tiedoston muokatakseen sitä, se lukittuu automaattisesti. Näin vältetään päällekkäiset muokkaukset. Soonr huolehtii toki myös siitä, että eri dokumentin versiot säilyvät ja löytyvät myöhemmin helposti millä tahansa niistä löytyvällä hakusanalla.
  • Eräs ominaisuuksista joka OneDrivesta kokonaan puuttuu liittyy tiedostojen synkronoinnin hallittavuuteen. Soonrissa se on huippuluokkaa, eli voit kontrolloida synkkausta itse kuten haluat: aseta sille aikataulu, käytä täyttä kaistaleveyttä tai vain osaa siitä tai laita se pois päältä kun yhteys on huono ja tarvitset sitä muuhun.

Lisäksi Soonr mahdollistaa tiedostojen varmistamisen pilveen muualtakin kuin vain sille nimetystä kansiosta, mitä ominaisuutta eivät mitkään sen kilpailijat tarjoa. Jotkut asiakkaamme käyttävät sitä pelkästään tähän tarkoitukseen sen helppouden ja kustannustehokkuuden vuoksi.

 

Saat Autotask Workplacen maksutta koekäyttöön kuukauden ajaksi täysin sitoumuksitta.

Näin voit varmistaa myös itse, että ratkaisu tiedonjako-ongelmiisi on todellakin joustava ja pitkäaikainen ennen kuin siihen tarvitsee investoida senttiäkään rahaa. Aloita täyttämällä ja lähettämällä tämä lomake meille, niin saadaan hommat vauhtiin heti!

Fill out my online form.