Mitä ihmettä käytännössä tarkoittavat erilaiset sähköpostilaatikoihin liittyvät termit kuten lisälaatikko tai alias? Käydäänpä läpi!
Kun taloon tulee uusi työntekijä, tavallisesti hänelle osoitetaan oma sähköposti. Yleisin osoitteen muoto on [email protected] (tai mikä pääte siinä nyt sattuukin olemaan), mutta vaihtoehtoja on toki vaikka kuinka paljon.
Kenties yrityksessä halutaan, että postit tulevat perille myös lempinimillä, työpaikkahakemuksia kootaan rekry-osoitteen kautta, tai on olemassa osoitteita joita pitää useamman henkilön päästä lukemaan – vaikkapa yrityksen info-laatikko?
Näihin kaikkiin tilanteisiin löytyy ratkaisu – joskus useampikin. Kysymys kuuluu mitkä toiminnot ovat olennaisia ja kenelle.
Sähköpostilaatikko
Sähköpostilaatikko on se, johon käyttäjälle annetaan omat, henkilökohtaiset tunnukset. Meidän kautta toimitetut laatikot ovat lähes poikkeuksetta Microsoft 365 -ympäristössä ja käyttäjä lukee ja lähettää viestejä pääasiassa Outlook-ohjelmiston kautta. Tässä jutussa käsitellään niitä.
Jaettu sähköpostilaatikko
Entäs sitten jaettu sähköpostilaatikko, joka tunnetaan myös nimellä “lisälaatikko”? Yrityksen info-osoite voisi hyvinkin olla tällainen, mutta ei kaikissa tapauksissa.
Jaettu postilaatikko ei tarvitse omaa lisenssiä, eli siitä ei myöskään synny lisäkuluja. Siihen voidaan kuitenkin jakaa käyttöoikeuksia vain sellaisille käyttäjille joilla lisenssi on, eli siihen ei ole omia kirjautumistunnuksia.
Käyttäjät joilla oikeudet on, näkevät laatikon omassa Outlookissaan ilman mitään ylimääräistä lisäkikkailua. Silti kun vastaat info-laatikon viestiin, lähettäjänä toimii (oletuksena) niin ikään info-osoite.
Lisälaatikon tarjoama on levytila viestien säilömistä varten on pienempi kuin lisensoidun laatikon levytila.
Eli jos tiedetään, että
- levytilan tarve tulee olemaan iso
- viestejä täytyy arkistoida tietyn ajanjakson ajan tai
- vanhoja viestejä tullaan penkomaan tuon tuosta
– lisälaatikko ei välttämättä ole oikea ratkaisu vaan on hankittava infolle oma, lisensoitu postilaatikko. Samoin jos vaikka kesäduunari tarvitsee siihen oikeudet, muttei postilaatikkoa omalla nimellään.
Sähköpostialias
Ja mikä onkaan alias? Sähköpostialias tarkoittaa osoitteeseen kuten [email protected] liitettyjä vaihtoehtoisia osoitteita, vaikkapa [email protected], [email protected] jne.
Niihin saapuvat postit tulevat kaikki samaan laatikkoon, mutta vastaanottajana sinä et tiedä mitä lähettäjä on naputellut osoiteriville. Jos sillä on merkitystä, me autetaan toki siinäkin.