Etätyö on kannattavaa sekä työnantajan että -tekijän näkökulmasta, kun olosuhteet ja välineet ovat kunnossa. Lisäksi tarvitaan ainoastaan vahva visio ja annos luottamusta.

Keräsimme avuksesi sekä ohjeita käytännön toteutukseen, “etätyön 7 kultaista sääntöä”, että esimerkin etätyöläisen / liikkuvan työn “työkalupakista”, joka päivittyy aika ajoin. Kysythän tuoreinta kokoonpanoa myynnistämme!

 

Miksi suosia etätyötä?

Kaikki voittavat

Suomessa vain joka kymmenes palkansaaja teki etätyötä vähintään viikoittain vuonna 2015, kertoo työ- ja elinkeinoministeriön vuosittainen työolobarometri, vaikka jousto työajoissa ja etätyömahdollisuudet ovat niitä työelämän valttikortteja joiden avulla kaikki osapuolet voittavat.

Myönnettäköön kyllä, että toisinaan etätyö ei oikeastaan ole varsinainen valinta, kun tehtävät vievät työntekijää ympäri maata tai maailmaa, mutta niissäkin tapauksissa työtyytyväisyyteen voi vaikuttaa alla mainituilla asioilla.

Palkkaa vaikka parhaista paras

Työnantajan hyöty syntyy luonnollisesti kustannussäästöistä kiinteissä kuluissa: työtilan tarve vähenee, samoin vaikkapa kulutustarvikkeiden kuten kahvin ja vessapaperin. Tiloissa on vähemmän siivottavaa, ja niin edelleen.

Olennaisempi etu lienee kuitenkin se, että kun maantiede ei ole rajoite, voidaan tehtävään palkata jopa parhaista paras. Vahvan asiantuntijuuden ansiosta työ valmistuu nopeammin sen sijaan että valitaan joku potentiaalinen tai tarpeeksi hyvä jonka kouluttaminen voi pidemmällä aikavälillä tulla varsin kalliiksi.

Kolmas selkeä etu on työn laadun ja tehokkuuden paraneminen kun sitä voi suorittaa rauhassa ilman työkavereiden aiheuttamia keskeytyksiä.

Jotkut tutkimukset väittävät, että useat päällekkäiset projektit ja niiden välillä luoviminen yhdistettynä toistuviin keskeytyksiin voi aiheuttaa sen, että

jopa 75% työajasta kuluu kaikkeen epäolennaiseen

Yhdysvaltalaisen FlexJobs-sivuston tuottamaan kyselyyn vastanneet listasivat etätyön eduiksi mm. vähentyneet häiriötekijät ja keskeytykset ja työmatkaliikenteestä johtuvan stressin alenemisen (2/3 vastaajista).

Meillä Suomessakin työmatkat ovat usein pitkiä ja aikaa vieviä. Esimerkiksi pääkaupunkiseudun ruuhkaliikenteessä vierähtää helposti tunti-pari ylimääräistä aikaa, joka on saman verran pois sekä tuottavasta työstä, että laadukkaasta vapaa-ajasta harrastusten tai perheen parissa.

Tai sama toisin päin:

Hyvinvoinnille varattu aika vähentää stressiä mikä lisää työtyytyväisyyttä

Sillä on taipumus heijastua suoraan muun muassa vähentyneinä sairauspoissaoloina.

Eräs tällaisissa kyselyissä esiin nouseva asia on työpaikan ilmapiiri, toisin sanoen konttoreilla tapahtuvat henkilökemioiden törmäilyt, kärhämät ja klikkiytymiset, joiden negatiivisilta vaikutuksilta etätyöläinen luonnollisesti välttyy.

Täytätkö nämä edellytykset:

Työntekijänä menestyminen etätyössä vaatii sen, että olet oma-aloitteinen ja itseohjautuva ja työpanoksellesi voidaan määritellä selkeät tavoitteet.

Työnantajana sinun puolestaan tulee pystyä tarjoamaan täsmällisiä tehtävänkuvauksia ja yksityiskohtaisia ohjeita ja tarjota ajantasaiset välineet tehtävien suorittamiseen sekä erityisesti eri osapuolten väliseen kommunikointiin.

Esimerkkejä epäonnistuneista yrityksistä tarjota henkilökunnalle mahdollisuus etätyöhön löytyy maailmalta paljon, mutta samoin löytyy niitä joissa mallista ei missään nimessä haluta luopua. Seuraavassa on listattuna jälkimmäisen ryhmän kokemuksiin perustuvia ohjeita ja vinkkejä kuinka menestystarinoita synnytetään.

Etätyön 7 kultaista sääntöä

#1 Luovu kyttäämismentaliteetista

Jos työntekijöitä tulee jatkuvasti vahtia ja heidän tekemisiään kytätä jotta he saavat tuloksia aikaan, on aika tarkastella kuinka selkeä on yrityksen menestyksen visio ja seisovatko työntekijät sen takana. Toisin sanoen kokevatko he yrityksen tai organisaation menestyksen tarkoittavan heidänkin menestystään.

Samoin kannattaa pohtia sitä pitäisikö työpaikan yleiseen ilmapiiriin kiinnittää erityistä huomiota.

Etätyömahdollisuus lisää vapautta, ja jokainen aikuinen ymmärtää vapauden kylkiäisenä tulevan aina vastuun. Kyttääminen tarkoittaa sitä, että joko vastuuta ei uskalleta kantaa tai sitä ei uskalleta antaa.

#2 Anna selkeät tavoitteet ja seuraa niiden täyttymistä

Etätyömahdollisuutta voi ajatella etuna joka voidaan jäädyttää jos tavoitteisiin ei päästä. Tämä on hyvä tehdä selväksi heti alkuvaiheessa.

Tulosten syntyminen vaatii kuitenkin molemminpuolista luottamusta, joten unohda mikromanageeraaminen, anna työntekijällesi vapaat kädet ongelmanratkaisuun ja tue häntä tarvittaessa.

#3 Anna työntekijän käyttöön asianmukaiset välineet

Tämä koskee niin rautaa kuin softaa, eli teknistä välineistöä, ohjelmistoja ja palveluita. Listasimme alle muutamia hyviksi havaittuja vaihtoehtoja.

Valitse välineet tukemaan tavoitetta, pidä ne ajan tasalla ja huolehdi myös niiden käyttöopastuksesta. Jos mahdollista, näytä mieluummin kuin kerro, esimerkiksi videon avulla. Muutaman minuutin ohje syntyy oikeasti muutamassa minuutissa.

Kerää ohjeet yhteen paikkaan jossa ne ovat helposti saatavilla.

#4 Tee kommunikoinnista helppoa

Kun käytäväpalavereja ei voida pitää, korvaa ne teknologian avulla. Ota siis käyttöön pikaviestintäväline nopeita kysymyksiä varten, projektinhallintasofta tehtävien jakamiseen ja niiden edistymisen seurantaan ja pidä kokoukset verkossa.

Videoimalla kokoukset voit varmistaa, että kaikki pysyvät ajan tasalla vaikka heillä olisi ylitsepääsemätön este osallistumiseen.

#5 Aikatauluta palaverit etukäteen

Kun lähityöpäivät, suunnittelupalaverit ja palautekeskustelut on laitettu kalenteriin, jokaisen oman aikataulun hallinta helpottuu huomattavasti ja ihmiset tietävät koska ja kuinka niihin tulee valmistautua.

Jos tiimin jäsenet ovat hajaantuneet pysyvästi ympäri maailmaa ja eri aikavyöhykkeille, huolehdi tasapuolisuudesta kun pyydät heitä joustamaan omista aikatauluistaan.

#6 Hyvä pomo on kiinnostunut muustakin kuin tuloksesta

Ota tavaksi jutella alaistesi kanssa muustakin kuin tiukasti työhön liittyvistä asioista. Voit esimerkiksi yhdistää kahdenväliseen keskusteluun seuraavat kysymykset:

  • Mistä olet juuri nyt erityisen innoissasi?
  • Mikä sinua juuri nyt huolestuttaa?
  • Minkä yhden asian minä voisin tehdä parantaakseni sinun työskentelyäsi?
  • Mitä yhtä asiaa sinä itse voisit parantaa kehittyäksesi työssäsi?

Yksi pieni parannus kuussa kumuloituu vuodessa isoksi muutokseksi.

#7 Tee tuloksista julkisia

Riippumatta siitä suoritetaanko työtä etänä vai konttorilla, viikottainen seuranta on hyvä tapa sekä motivointiin, että oman työtyytyväisyyden parantamisessa. Yleinen kysymys nimittäin kuuluu, että ”mahdoinko mä saada tänään mitään järkevää aikaan…

Kun työntekijä kirjaa aikaansaannoksiaan ylös joko päivittäin tai viikottain, työn edistymisestä tulee konkretiaa. Kun nämä muistiot jaetaan koko tiimin kesken, se lisää sitoutumista tuloksiin ja tsemppihenkeä.

Liikkuvan työntekijän tai etätyöläisen työkalupakki

HP EliteBook Folio G1 –läppäri

Miksi suosittelemme tätä:

  • Kone on oikeasti kevyt. Se painaa ainoastaan kilon, eli vain 30% enemmän kuin ulkomitoiltaan suunnilleen saman kokoinen tabletti. Käyttömukavuus ja suorituskyky ovat kuitenkin aivan toista luokkaa.
  • Kone on helppo pakata mukaan myös koska se ei piittaa kolhuista (koneella on MIL-STD 810G-leima, eli sen vankka rakenne on läpäissyt mm. pudotus-, lämmönvaihtelu- ja tärinätestit).
  • Voit valita haluatko tietsikkasi kosketusnäytöllä vai ilman, läppärin, jonka akku kestää mannertenvälisen lennon ajan, eli jopa 10,5 tuntia.
  • Koneen äänentoisto on B&O:n tuottamaa huippuluokkaa ja näyttö piirtyy terävänä, joten sillä on ilo pitää videopalavereita. (Kun kone varustetaan F-Securen Freedomella, siitä tulee maailmalla liikkuvan duunarin paras kaveri myös vapaa-ajalla koska voit valita itse millä kielellä viihdeohjelmasi näkyvät ruudulla.)
  • Tämän laitteen tiedostoihin ei noin vain murtauduta.
  • Riippumatta siitä mihin työmatkat suuntautuvat, jos koneen kanssa tulee ongelmia niin apu on yhtä lähellä kuin lähin HP-huolto. 

Lisäksi saatat tarvita:

  • Adapterin videotykkiä varten
  • Langattoman hiiren ja/tai –näppiksen
  • Sivustakatsomissuojan näytölle
  • Telakointiaseman, ulkoisen näytön

Kohtien #3 ja #4 ohjelmistot ja palvelut, näitä suosittelemme:

Tiedostojen jakamiseen Autotask (ex. Soonr – kerromme täällä myös miksi se on paras), pikaviestintään Slack, asiakasviestintään Office 365, projektinhallintaan Trello / Asana, videoneuvotteluihin Zoom / Microsoft Teams, video-ohjeiden tekemiseen Camtasia / Screencast-o-matic

Pyydä tarjous tai kysy lisätietoja etätyöhön tarvittavista välineistä!

Fill out my online form.